Title:  Asistente de administracion

Position Summary

El propósito de esta posición es de ser responsable de facilitar la comunicación entre el personal de La Organización, proveedores y demás que requieran contactarse con La Organización, a través de una óptima operación de la central telefónica y canalizando las llamadas de manera ágil y oportuna, realizar seguimiento de importaciones en coordinación con Encargado de logística, así como atender las visitas y orientarlas hacia las respectivas áreas, distribuir la correspondencia y realizar labores administrativas.
Asistir al Gerente General, Controller y Encargado de Logística en asuntos y gestiones administrativas y documentarias.
 

Job Description

FUNCIONES PRINCIPALES

a.    Recepcionar y dirigir llamadas de central telefónica
b.    Recepcionar y dirigir documentos a las áreas correspondientes
c.    Gestionar la alimentación del personal
d.    Gestionar la movilidad del transporte de producto y del personal 
e.    Revisar y controlar los materiales de oficina
f.    Recepcionar y sellar las facturas, órdenes de compra de los diferentes proveedores y redireccionarlo al área contable para su registro y programación de pago.
g.    Manejo de caja Chica.
h.    Gestionar la documentación actualizada como vigencia poder, copia literal.
i.    Ubicar proveedores y solicitar cotizaciones, proformas en el mercado local.
j.    Redactar documentación que se le solicite.
k.    Preparar los documentos a rendir jefaturas.
l.    Gestionar la compra de pasajes aéreos y hospedaje.
m.    Cumplir y hacer cumplir estrictamente el Reglamento Interno de SST y los procedimientos referidos al SST y medio ambientales.
n.    Las demás que determine el Controller.

FUNCIONES EN IMPORTACIONES

a)    Apoyar en la coordinación y programación diaria de todos los procesos de importación y exportación de mercancías del rubro de la empresa.
b)    Realizar seguimiento a las importaciones desde la colocación de la orden de compra hasta el ingreso de la mercancía a planta de la empresa.
c)    Coordinar con la agencia de carga y aduanas para su traslado y retiro.
d)    Registrar en Pronto las facturas de importación por cada proveedor.
e)    Reportar la mercadería en tránsito 2 veces por semana.
f)    Emitir seguro de transporte internacional.
g)    Coordinar con el proveedor el envío de documentos antes del arribo de la carga, preparar los files de importaciones con sus respectivas O/C.
h)    Corregir y aprobar el draft del conocimiento de embarque.
i)    Recepcionar y coordinar la aprobación para pagos de proforma y notificación de llegada de los envíos.